Almere Pioneers hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Protocol wil Almere Pioneers heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als Almere Pioneers zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Protocol, of in algemenere zin, vragen heeft hierover kunt u altijd contact met ons opnemen.
Almere Pioneers doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Almere Pioneers houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Protocol;
De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Uw uitdrukkelijke toestemming vragen indien dit nodig is voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wijzen en deze respecteren;
Alle aangewezen vrijwilligers een vrijwilligersovereenkomst en geheimhoudingsverklaring hebben laten ondertekenen waarin de afgesproken activiteiten en eventuele vergoedingen zijn vastgelegd;
Voor alle vrijwilligers beschikken over een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Persoonsgegevens van leden, klanten of leveranciers worden door Almere Pioneers verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
Administratieve doeleinden;
De uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan Almere Pioneers de volgende persoonsgegevens van u vragen:
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
Telefoonnummer
E-mailadres
Geslacht
Geboortedatum
Bankrekeningnummer
Adres en postcode
Basketbaldiploma’s (coach- en trainersdiploma’s, spelregelbewijs, scheidsrechtersdiploma’s)
Beroep in verband met sponsoringmogelijkheden
Verklaring omtrent het Jeugdsportfonds
Uw persoonsgegevens worden door Almere Pioneers opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna uitsluitend in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Alle nieuwsbrieven van Almere Pioneers worden in de BCC verstuurd zodat individuele e-mailadressen niet zichtbaar zijn.
De gegevens die u aan ons verstrekt kan Almere Pioneers aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maakt Almere Pioneers gebruik van een derde partij voor het verwerken van de ledenadministratie, te weten Sportlink, zoals voorgeschreven door de Nederlandse Basketball Bond (NBB). Almere Pioneers verwijst voor de privacybepalingen van Sportlink naar de website van Sportlink.
Almere Pioneers verstrekt nooit persoonsgegevens aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maakt Almere Pioneers uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder worden uw gegevens niet aan andere partijen verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is een verzoek van de politie in het kader van een onderzoek. In een dergelijk geval is Almere Pioneers verplicht medewerking te verlenen en de gevraagde gegevens te verstrekken.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u Almere Pioneers hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Almere Pioneers verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie.
Almere Pioneers verwerkt uitsluitend persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien hiervoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder(s), verzorger(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s).
Almere Pioneers bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Almere Pioneers heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben wij onder andere de volgende maatregelen getroffen:
Alle personen die namens Almere Pioneers kennis kunnen nemen van persoonsgegevens zijn verplicht een geldige VOG te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen;
Voor de volgende functies binnen de vereniging is een VOG verplicht:
Bestuursleden
Coaches/trainers
Teamouders/teammanagers
Huisfotograaf
Organisatoren van interne competities (Wizzards en Peanuts)
Social media vrijwilligers (vrijwilligers zonder VOG)
Commissieleden (zoals kascommissie) en TC-leden
De VOG dient iedere twee jaar opnieuw te worden verstrekt;
Wij hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
Waar nodig worden persoonsgegevens gepseudonimiseerd en/of versleuteld;
Wij maken back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
Wij maken gebruik van actuele anti-virussoftware;
Bij functiewisselingen waarbij personen geen toegang meer mogen hebben tot persoonsgegevens worden wachtwoorden gewijzigd;
Wij testen en evalueren onze beveiligingsmaatregelen regelmatig;
Onze medewerkers en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Almere Pioneers maakt tijdens trainingen, wedstrijden en andere verenigingsactiviteiten beeldmateriaal in de vorm van foto’s en video-opnamen. Dit beeldmateriaal kan worden gebruikt voor communicatieve en promotionele doeleinden van de vereniging, zoals publicatie op de website, sociale media kanalen en andere uitingen van Almere Pioneers.
Door lid te worden van Almere Pioneers en/of deel te nemen aan activiteiten van de vereniging, verklaart het lid (of bij minderjarigen: de ouder(s), verzorger(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s)) akkoord te gaan met het maken en gebruiken van dit beeldmateriaal, tenzij hiertegen schriftelijk bezwaar wordt gemaakt.
Almere Pioneers zal zorgvuldig omgaan met het gebruik van beeldmateriaal en deze uitsluitend op respectvolle wijze gebruiken. Indien een lid bezwaar maakt tegen het gebruik van beeldmateriaal, zal Almere Pioneers het betreffende materiaal, voor zover redelijkerwijs mogelijk, verwijderen of niet (meer) gebruiken.
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die Almere Pioneers van u heeft ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel daarvan) door Almere Pioneers of door één van onze verwerkers.
Daarnaast heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door Almere Pioneers te laten overdragen aan uzelf of, op uw verzoek, rechtstreeks aan een andere partij. Almere Pioneers kan u vragen zich te legitimeren voordat aan dergelijke verzoeken gehoor kan worden gegeven.
Indien de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van uw toestemming, heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u hierover contact op te nemen met Almere Pioneers. Komen wij er samen niet uit, dan heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Almere Pioneers verstuurt geen nieuwsbrieven met een commerciële boodschap zonder toestemming van de ontvanger en deelt geen persoonsgegevens met sponsoren.
Bij een eventueel datalek zal Almere Pioneers via de voorzitter melding maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens en alle betrokken leden hierover informeren.
Heeft u naar aanleiding van dit Privacy Protocol nog vragen of opmerkingen, neem dan gerust contact met ons op.
Datum: 03-02-2026